【案例】
药品采购员小吴被刘院长叫到了办公室，刘院长开门见山地说：“小吴，最近药品采购出了什么问题？临床科室接连反映药品有断货现象，药品断档直接影响了咱们医院临床业务的正常运转，你要尽快找到原因并联系有关科室解决药品供应问题。如果下次再出现这种情况，我就要采取问责制，哪个环节出现问题就处罚谁。”
小吴听了以后感到很委屈，自己工作一直兢兢业业，多方联系货源、尽力降低购药价格，主动找药剂科主任索取采购计划，最近由于院里把卫材、消毒用品的采购工作也分给了他，自己连周日的正常休息也顾不上，晚餐总是很晚才吃。药品断货，怨谁呢？药剂科为了避免药品积压，每次总是申报一点点，把每月2次的申报计划改为每月4次。财务科把供货方的应付款压了数个月，供货方就把医院的户头关了。药品断档怎么能把责任都推到自己身上？小吴很是懊恼。
药品供应不上，业务无法正常进行，药剂科、临床科室不满意；患者因医院没有合适的治疗药品，只能到药店或其他医院去买，患者不满意；医院经济效益受损失，院长不满意，一时间，小吴成了众矢之的。
【分析】
有人认为，采购员的工作不就是按照需求方提供的计划联系供货方进行采购吗？这还不容易？断货情况的出现更是不可思议的事情。其实不然，这就好比药剂师根据处方发药一样：有的药剂师，能严审处方，发现处方存在的问题，及时联系医生进行更改，拿“好药”；有的药剂师，则没有按照“四查十对”调剂，不能发现处方存在的问题，虽然是一丝不差地“照方抓药”，但这样抓的药只能称之为“差药”。采购也是这样，科学购药，既保证了临床药品的供应，又盘活了医院的有效资金。盲目采购，要么采购过多，资金周转不开，仓储成本与维护成本增加；要么采购过少，临床时有药品缺货现象发生，医院经济效益、品牌信誉受到影响，供需失衡。
案例中该院出现的缺药责任如果都算到小吴身上，未免有失公允，只不过，该院在药品采购环节中所出现的纰漏，如药剂科采购量过少，财务没有及时打款等问题都集中表现在了小吴这里。
药品短缺的原因有很多，医院因素：如计划不合理（品种或数量偏少）、药库验收入库不及时、财务未付款等；经营公司/生产企业因素：药品脱销、送货不及时、药品送错（如品种或规格与计划不符）、价格偏高等。案例中药品发生缺货的主要原因是医院各方沟通不畅。
首先，药房与临床沟通断档。药房购进药品计划性不强，采购品种上没有适应临床的实际需要。采购计划要紧密联系临床，既不是说药房计划了什么药品，临床就一定用什么药品（疗效不满意或没有相应患者）；也不是说临床医师提什么药品，药房就一定要采购什么药品（有同类产品可替代）。其中，当地的用药习惯、医院处方集、国家及省市的药品相关政策，对药品采购计划的有效制订起着至关重要的作用。如果药房与临床沟通发生断档，要么采购进的药品，临床少用，造成药品积压，要么临床所需的药品没有及时采购进来。
其次，药房与采购沟通断档。案例中采购员小吴没有把供货方的配送周期、配送品种等详细信息提供给药房负责人，药房因害怕承担药品过量导致过期报损的责任而不敢多进药。当小吴发现药品计划存在数量过少的问题时，也没有与药房沟通，对计划中的数量进行必要的修改，只是“照方抓药”，结果造成药品出现短缺现象。
再次，采购与财务沟通断档。采购没有向财务说明哪些企业、哪些品种可以延后付款，哪些企业、哪些品种需及时付款，只是把所有单据发票一股脑儿地摆在了财务办公桌上，财务人员也就都“平等对待”，最终导致资金没有得到充分的优化配置。
【延伸思考】
药品采购，能否做到各方由“互相埋怨”变成“皆大欢喜”呢？答案是肯定的。只要坚持“四化”，就能在保障临床药品得到供应的同时，把缺货的几率降至最低。“四化”包括：合理化，科学制订购药计划；规范化，严格执行采购流程；信息化，充分共享有效信息；协同化，时刻保持团队作战。
依法采购
《中华人民共和国药品管理法》、《医疗机构药事管理规定》第9条、第23条、第24条、第25条，《处方管理办法》第16条对医疗机构的药品采购做了详细规定。药品采购活动应按此执行。
选好供货方
只有选好供货方，才能得到“物美价兼”的药品。供货方应是具有法定资格、信誉度高、质量可靠、履约能力强、产品价格适中、证件齐全、服务效率有保证（送货、退货及时，货物相符）、质量管理体系健全的企业。大批量进货，首选生产企业；小批量进货，首选批发公司。供货方不宜过多，以免维护与联系繁琐。
购进药品及时维护
受各种客观因素如药品的利润、包装、运输成本等影响，计划中的药品不可能总是百分之百的完成。有的药品可能没有到位，有的药品可能超出计划中的数量，有的药品可能规格、产地与计划中的不一致，有的药品有效期可能很近，这都很正常，相关科室也应给予理解。药库保管员应对符合要求的药品及时维护电脑信息、验收入库，对不符合要求的药品采取退货措施。药库保管员对没有到达的品种或是不适宜的品种信息及时反馈给采购，以便下一次采购时增加计划。
购进药品合理分流
常态化使用的药品，品种多、数量大，药房、药库均占有库存。偶尔使用的药品、特殊患者使用的药品、部分贵重药品实现零库存管理，只在药房设有库存。药房应在第一时间通过联网的微机系统向临床发布新到药品的信息（包括药品的品种、价格、简单的用途、用法用量与注意事项）。购进药品后药库应及时验收入库，药房及时申领并通知临床使用。
共享信息通力协作
因为临床药品的使用是一个动态的过程，所以药品的采购也应是一个动态的活动，根据需要，随时更新数据。这就更需要临床、药房、药库、采购的信息共享。药房要主动下临床，把本院的药品品种结构介绍给临床，临床要把药品的质量信息（如临床疗效、ADR等）反馈给药房；药房要把缺货记录及时通知给药库，药库与药剂科主任把各种信息汇总后做出合理的采购计划；采购员按照采购计划，利用网上通讯工具，如QQ、MSN等及时把计划表上传至供货方。
药事管理委员会应定期对现有药品做质量评价、经济学评价，引进疗效肯定、副作用小且价格相对较低的新品种，淘汰临床效果差而安全性又较低，或是同类产品中临床效果无显著差异但价格较贵的品种，保证药品的采购计划始终与临床的治疗发展相合拍。这样，一环套一环，保证每一环不出现偏差，否则将会对药品的采购造成不利影响。
